MENGORGANISASIKAN PERUSAHAAN

Fungsi mengorganisasikan merupakan fungsi kedua dari manajemen. Kegiatan mengorganisasikan suatu perusahaan atau badan lain meliputi dua jenis kegiatan yaitu :

1.      Menentukan struktur organisasi perusahaan struktur organisasi perusahaan sesuai dengan tujuan yang ingin di capai dan sesuai dengan sumber-sumber daya yang ada.

2.      Menentukan wewenang,tugas, dan tanggungjawab setiap orang yang bekerja diperusahaan.

Langkah-langkah untuk mengorganisasi :

1. Perencanaan Organisasi

2. Penentuan Organisasi

3. Menentuan Pegawai

4. Evaluasi

Perubahan struktur organisasi dan masalahnya

Mengubah struktur organisasi

Perubahan struktur organisasi dapat terjadi dikarenakan kebutuhan konsumen yang berubah, perubahan latar belakang pendidikan para pekerja, dan terjadinya perubahan-perubahan teknologi. Inilah factor-faktor yang dapat membuat sebuah struktur organisasi berubah. Perusahaan perlu melakukan proses penyesuaian dalam menampung persoalan –persoalan tersebut.

Strategi dan struktur organisasi

Struktur orgaisasi merupakan sarana yang dapat menolong para manajer untuk mencapai sasaran mereka. Langkah pertama dalam membuat sruktur organisasi harus mengacu pada rencana dan tujuan organisasi. Jika para manajer bersepakat untuk mengubah strategi organisasi, maka mereka harus memodifikasi struktur organisasi untuk menampung dan mendukung perubahan tersebut.

Teknologi dan struktur organisasi

Setiap organisasi pasti menggunakan satu bentuk teknologi untuk mengubah bahan baku menjadi produk. Dari studi-studi hubungan teknologi dan struktur organisasi, umumnya berbagai studi memperlihatkan bahwa struktur organisasi akan menyesuaikan diri dengan teknologi yang mereka miiliki. Pada umumnya, semakin rutin teknologi tersebut, struktur organisasi dapat lebih dibakukan. Jika menggunakan teknologi yang selalu berubah dalam kurun waktu tertentu, hal ini akan berimplikasi pada struktur organisasi.

Ketidakpastian lingkungan dan struktur organisasi

Salahsatu cara mengatasi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian dalam struktur organisasi. Pengorganisasian dilaksanakan dengan kesadaran yang sama baik dalam lingkungan eksternal maupun internal suatu perusahaan.

MENGORGANISASI PERUSAHAAN BISNIS

Di dalam manajemen, terdapat 4 dasar seni dari manajemen yang menjadi fondasi awal kita mempelajari manajemen, keempat fondasi itu adalah :

1. Perencanaan (Planning)

2. Pengorganisasian (Organizing)

3. Pengarahan(Actuating/Directing)

4. Pengawasan (Controlling)

Manajemen yang efektif dimulai dengan menetapkan sasaran–tujuan yang diharapkan (dan direncanakan) untuk dicapai oleh sebuah bisnis. Penetapan sasaran memiliki 4 tujuan spesifik:

1) Memberikan pedoman bagi para manajer

2) Membantu mengalokasikan sumber daya

3) membantu menentukan budaya perusahaan

4) membantu manajer menilai kinerja.

Setiap perusahaan menetapkan 3 jenis sasaran:

1. Sasaran Jangka panjang

2. Sasaran jangka menengah

3. Sasaran jangka pendek

Kegiatan mengorganisasikan suatu perusahaan atau badan lain meliputi dua jenis kegiatan yaitu :

1. Menentukan struktur organisasi perusahaan struktur organisasi perusahaan sesuai dengan tujuan yang ingin di capai dan sesuai dengan sumber-sumber daya yang ada

2. Menentukan wewenang,tugas, dan tanggungjawab setiap orang yang bekerja diperusahaan

Langkah-langkah untuk mengorganisasi :

1. Perencanaan Organisasi

2. Penentuan Organisasi

3. Menentuan Pegawai

4. Evaluasi

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur keorganisasian (organizational structure) dapat dirumuskan sebagai pengaturan dan antar hubungan bagian-bagian komponen dan posisi-posisi suatu perusahaan.

Bentuk-Bentuk Dasar Struktur Organisasi

Ada 4 bentuk dasar struktur organisasi yang mencerminkan tren umum yang diikuti sebagian besar perusahaan:

1.Fungsional,
2.Divisional,
3.Matriks, dan

4.Internasional


Bentuk-Bentuk Dasar Struktur Organisasi

1.Fungsional:
Bentuk organisasi bisnis yang wewenangnya ditentukan oleh keterkaitan antara fungsi dan aktivitas kelompok.

2.Divisional:
Struktur organisasi dengan divisi-divisi –departemen yang memproduksi dan memasarkan produknya sendiri–korporasi beroperasi sebagai bisnis yang bersifat otonom di bawah naungan korporasi yang lebih besar

3.Matriks:
Struktur organisasi yang dibentuk berdasarkan kelompok-kelompok dan anggota kelompok melapor kepada dua manajer atau lebih.

4.Internasional:
Pendekatan struktur organisasi yang dikembangkan untuk merespons kebutuhan, memproduksi, membeli, dan menjual di pasar global.

Di dalam sebuah struktur organisasi tidak terlepas dari prinsip-prinsip organisasi. Salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :

1) Prinsip bahwa Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas,

2) Prinsip Skala Hirarkhi,

3) Prinsip Kesatuan Perintah,

4) Prinsip Pendelegasian Wewenang,

5) Prinsip Pertanggungjawaban,

6) Prinsip Pembagian Pekerjaan,

7) Prinsip Rentang Pengendalian,

8) Prinsip Fungsional,

9) Prinsip Pemisahan,

10) Prinsip Keseimbangan,

11) Prinsip Fleksibilitas,

12) Prinsip Kepemimpinan.

1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2) Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3) Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5) Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7) Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8) Prinsip Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9) Prinsip Pemisahan.

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.

10) Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

11) Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12) Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

JENIS-JENIS ORGANISASI

1. Organisasi Line

2. Organisasi Line dan Staf

3. Organisasi Fungsional

4. Organisasi Line, Staf dan Fungsional

Lima macam aspek pokok dari struktur keorganisasian

1. Pembagian kerja, masing-masing kotak mewakili seorang individu, atau subunit yang bertanggung jawab tehadap bagian tertentu dari beban kerja organisasi yang bersangkutan.

2. Para manajer dan pihak bawahan, garis-garis pada peta organisasi menunjukan rantai komando (siapa yang bertanggung jawab terhadap siapa-siapa bawahan dan siapa-siapa atasan).

3. Tipe pekerjaan yang sedang dilaksanakan, lebel-lebel atau deskripsi-deskrpsi untuk kotak-kotak yang ada menunjukan tugas-tugas kerja organisasi tersebut yang berbeda-beda atau bidang-bidang tanggung jawab.

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan, Seluruh peta menunjukkan berlandaskan-berlandaskan apa, aktivitas-aktivitas organisasi yang bersangkutan dipisah-pisahkan (Misalkan, berdasarkan landasan fungsional atau landasan regional).

5. Tingkat-tingkat manajemen, Sebuah peta menunjukan bukan saja manager-manager individual dan pihak bawahan, tetapi pula disajikan olehnya seluruh hierarki manajemen. Semua orang yang merupakan bawahan individu yang sama berada pada tingkat manajemen sama, terlepas dari apakah mereka muncul atau tidak pada peta yang ada.

Mengidentifikasikan tipe-tipe manajer berdasarkan tingkatan dan bidangnya

Ada 3 level manajemen:

Manajer puncak:

Eksekutif puncak yang jumlahnya sedikit dan bertanggung jawab atas keseluruhan kinerja perusahaan besar

Manajer menengah:

Manajer yang mengmplementasikan strategi, kebijakan, dan keputusan yang diambil oleh manajer puncak.

Manajer Lini pertama :

Manajer yang bekerja dengan menyelia karyawan yang melapor kepada mereka

Di perusahaan manapun, kebanyakan manajer bekerja di salah satu dari lima bidang:

1.      Manajer Sumber Daya Manusia

2.      Manajer Operasi

3.      Manajer Pemasaran

4.      Manajer Informasi

5.      Manajer Finansial

Manajer Sumber Daya Manusia

Merekrut dan melatih karyawan, menilai kinerja, dan menetapkan kompensasi

Manajer Operasi

Bertanggungjawab atas produksi, inventori, dan kendali mutu

Manajer Pemasaran

Bertanggungjawab untuk menyerahkan produk dari produsen ke konsumen

Manajer Informasi

Merancang dan mengimplementasikan sistem untuk mengumpulkan, mengorganisasi, dan mendistribusikan informasi

Manajer Finansial

Mengawasi fungsi akuntansi dan sumber daya keuangan

Menerangkan 5 keterampilan manajemen yang mendasar

Manajer yang efektif harus mengembangkan keterampilan dalam 5 bidang:

1.      Keterampilan teknis:

2.      Keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas khusus.

3.      Keterampilan hubungan manusia:

4.      Keterampilan dalam memahami dan berhubungan dengan manusia.

5.      Keterampilan konseptual:

Merujuk pada kemampuan berpikir abstrak dan mendiagnosis dan menganalisis situasi yang berbeda.

Keterampilan mengambil keputusan:

Mencakup kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menyeleksi langkah tindakan terbaik.

Keterampilan manajemen waktu:

Merujuk pada pemanfaatan waktu yang produktif.

Selain itu, di abad ke-21 ini, ada keterampilan lain dalam 2 bidang yang akan menjadi lebih penting, yaitu: Keterampilan Manajemen Globaldan Keterampilan Manajemen Teknologi

Tweet